Het privacyreglement

Het privacyreglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van personen die door of namens Valk & Partners geregistreerd worden, evenals op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen.
Dit reglement is voorts van toepassing op de niet-geautomatiseerde verwerking van persoons­gegevens die in een bestand of dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn daarin te worden opgenomen.

Houderschap en beheer

Valk & Partners is houder van de persoonsgegevens. De directie van Valk & Partners is beheerder van de persoonsgegevens; zij hebben het beheer gedelegeerd aan de gebruikers van Valk & Partners. Gebruikers zijn: alle medewerkers van Valk & Partners die onder verantwoordelijkheid van de beheerders bevoegd zijn persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen.

Doelbinding

Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen zijn hieronder de doelen dan wel de samenhangende doelen geformuleerd:

- een goede ordening van gegevens betreffende persoongegevens van de de deelnemers aan onze trainingen;
- een goede ordening van gegevens betreffende begeleidingstrajecten te verkrijgen om zicht te houden op de voortgang in processen;
- een goede ordening van gegevens betreffende trainingstrajecten te verkrijgen om de voortgang te bewaken van het individuele leerproces.

Welke personen?

Het betreft uitsluitend personen die onder de vlag van Valk & Partners ten kantore van Valk & Partners of elders, individueel of in groepsverband:

- op verzoek van opdrachtgever trainingen willen volgen;
- medewerkers in organisaties die op verzoek van de werkgever een coachingsttraject ingaan;;
- een cursus, training, workshop of seminar volgen;
- een coachings-, een supervisie-, een psychosociaal of een andersoortig interventietraject volgen.

Soorten van verkregen  persoons­gegevens

Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is hierna aangegeven hoe soorten van persoonsgegevens worden verkregen:

 - vrijwillig (individueel of in groepsverband) door de perso(o)on(en)  zelf;
- vrijwillig ingevuld via de website;
- vrijwillig en met toestemming van personen;.
- vrijwillig en met toestemming van/via de werkgever.
Gegevens zijn te lezen uit hun, met toestemming gegeven, schriftelijke rapportages.

Soorten van verwerkte persoons­gegevens

De hierna aan te geven soorten persoonsgegevens kunnen verwerkt worden in een bestand of in een dossier:

- de (voor)namen,  initialen, adres, woonplaats, geboortedatum, sekse, hoogst genoten opleiding, telefoonnummer, registratienummer van opdrachtgever;
- data van bezoek(en), trainingen en bijeenkomsten;
- procesinformatie (individueel of groepsmatig) over de gang van zaken in begeleidings- of andere interventietrajecten of trainingen.

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. De beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens.

Verwijdering en vernietiging van persoonsgegevens

Verwijdering en vernietiging van de volgende persoonsgegevens vindt plaats op de volgende wijze:

- het individuele dossier dat gedurende het begeleidings-, bemiddelings- of andersoortige interventies wordt bijgehouden blijft gedurende het traject in bewaring bij de coach, maar is te allen tijde eigendom van de persoon. De persoon beslist na drie maanden na het traject wat er met het dossier gebeurt;
- de persoonlijke aantekeningen van een trainer over het proces en de lesstof zijn eigendom van de trainer. De trainer beslist wat er met de gegevens moet gebeuren.

Rechtstreekse toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens hebben:

- zij, de begeleiders, die belast zijn met de opbouw van het wel of niet-geautomatiseerde dossier;
- de medewerkers die ten dienste staan Valk & Partners en uitsluitend voorzover deze zorg dragen voor statistische verwerking van gegevens, hebben voor een deel toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit het geautomatiseerde deel betreft.

Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Uit de persoonsgegevens worden geen gegevens verstrekt aan derden tenzij op verzoek van de kandidaat zelf of op verzoek van een geneeskundige derde nadat de kandidaat schriftelijke toestemming heeft gegeven de informatie te verstrekken.

Beveiliging

Ter bescherming van de persoonsgegevens tegen verlies of beschadiging door brand, water en andere calamiteiten (wel of niet kwaadwillig) zijn de nodige voorzieningen getroffen. Hiertoe behoren de voor de geautomatiseerde persoonsgegevens bestaande back-upprocedures. De gemaakte back-ups worden in een afgesloten ruimte bewaard ten kantore van een van de directeuren.

Ter bescherming van de persoonsgegevens tegen ontvreemding en misbruik door kwaadwillenden
zijn voorzieningen getroffen. Hiertoe behoort, dat de dossiers, buiten direct gebruik in afgesloten kasten of ruimten in een elektronisch beveiligd gebouw worden opgeborgen.

Rechten van de betrokkene

a. Algemeen. Iedere betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie (verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) alsmede op verzet. Betrokkenen kunnen zich bij het uitoefenen van die rechten laten bijstaan.

b. De kandidaat heeft binnen de gestelde bewaartermijn recht op inzage in de persoonsgegevens voorzover het gegevens betreft die op hem/haar van toepassing zijn.

c. Inzage wordt uitsluitend verleend en afschriften (kopieën) worden slechts verstrekt na een schriftelijk verzoek hiertoe bij de directie of de direct verantwoordelijke.

d. Door middel van een logboek zal worden bijgehouden aan wie, van wie, wanneer en welke gegevens zijn verstrekt. Deze aantekeningen blijven gehandhaafd voor onbepaalde tijd.

e. De kandidaat heeft het recht om verbeteringen, aanvullingen of verwijderingen te vragen van zijn/haar gegevens, die opgenomen zijn in de verwerking, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of  niet ter zake doende, dan wel in strijd met dit reglement zijn opgenomen of niet zijn verwijderd.

f. Voor een verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens richt de kandidaat zich tot de verantwoordelijke van Valk & Partners. Indien komt vast te staan dat de desbetreffende gegevens onjuist of onvolledig zijn opgenomen, zal onmiddellijk tot correctie of verwijdering worden overgegaan.

g. Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, kan de betrokkene bij de beheerder te allen tijde bezwaar aantekenen tegen de verwerking in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden.

h. De kandidaat heeft te allen tijde recht op de kennis waar informatie en welke informatie van derden vandaan komt.

Klachtenprocedure

Tegen de wijze waarop de verantwoordelijke, de beheerder of de bewerker de in dit reglement opgenomen regels uitvoert.

Verder wordt er verwezen naar het klachtenreglement van Valk & Partners.

Overige bepalingen

In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de verantwoordelijke directie.